Het belang van informatiemanagement
Jeroen Bosman, Product Manager Training & Advies, schreef onlangs onderstaand blog over Informatiemanagement.
In gesprekken met contactpersonen kwam ik er achter dat de meeste scholen de functie van informatiemanager wel kennen, maar dat deze vanuit de bestaande budgetten vaak niet ingevuld zijn. Een informatiemanager, verbonden aan een school, legt de verbinding tussen IT en onderwijs. Daar ligt vaak een onontgonnen terrein, waar wel waarde in zit. Er kan bijvoorbeeld veel geld bespaard worden met het schrappen van overbodige applicaties. Ik denk dat het het daarom alleen al meer dan waard is om (her)allocatie van het budget te overwegen en de functie van Informatiemanager in het leven te roepen.
Applicaties van de hand doen?
In het proces van applicatiebeheer kijkt een informatiemanager primair naar de volgende aspecten:
- IT systemen & functionaliteit (applicaties)
- IT visie & onderwijsvisie
Dat dit lijstje begint met IT is niet willekeurig gekozen. Informatiemanagement wordt namelijk veelal ondergebracht bij de IT-manager, maar krijgt daar onvoldoende aandacht door het spanningsveld met de functionaliteitswensen en eisen vanuit onderwijs. Dit komt omdat operatie en beleid op verschillende niveaus worden uitgevoerd en bepaald.
Gewenste marsroute
De gewenste marsroute is in het plaatje links met groen aangegeven. Onderwijsvisie en IT-visie zijn met elkaar in lijn. Op basis daarvan bepaalt IT welke systemen het best passen in de uitvoer van hun visie. Op deze systemen draaien de applicaties die onderwijs in staat stellen om hun visie uit te kunnen oefenen. De rode lijn is echter wat regelmatig de realiteit is: onderwijs heeft op korte termijn een specifieke behoefte waarvoor een applicatie moet wordt aangeschaft en dat gebeurt.
Het resultaat hiervan is een groei van het aantal toepassingen, waarbij er meerdere elkaar overlappen. Al deze applicaties kosten geld. Wellicht niet direct in de aanschaf, maar dan zeker wel in het onderhoud. Informatiemanagement brengt mooi in beeld waar deze overlapping zit. Doordat zij van visie tot toepassing kijken, kunnen ze strategie, tactiek en operatie goed van elkaar onderscheiden.
Interessant model: 9-vlaksmodel
Op strategisch vlak worden de visies van onderwijs en IT tegen elkaar aangelegd. Vervolgens wordt gekeken naar de doorvertaling daarvan op het vlak van applicaties. Tot slot wordt van daaruit gekeken naar het functionele bereik en de daadwerkelijke invulling daarvan op het niveau van de verschillende toepassingen. Dit alles komt haarfijn terug door het plaatje hierboven te plotten in het 9-vlaksmodel van Rik Maes:
Het aanpakken van informatiemanagement is een omvangrijk project. Er moet op alle niveaus gehandeld worden vanuit een strategie en een structuur. Vanwege de potentiële kostenbesparing is het aan te raden om hier eens extra aandacht aan te besteden. U kunt hier een begin in maken, door de huidige processen, systemen en mensen binnen dit vlak eens nader te aanschouwen en te kijken of de verhoudingen kloppen, bijvoorbeeld wat betreft budgetten, FTE en vergelijkbare KPI’s. Door dit eens onder de loep te nemen, komt u er achter wat de toegevoegde waarde is van een informatiemanager voor uw school.
Wil je meer nieuws en blogs van SLBdiensten lezen? Lees hier meer van SLBdiensten.