Altijd en overal een uniforme huisstijl
Communicatie is hét uithangbord van elke organisatie. Daarom is het cruciaal dat alle documenten in dezelfde huisstijl en inhoudelijk foutloos worden verstuurd. Met iWRITER 365 is de huisstijl van jouw organisatie in alle Office-bestanden uniform, on premise en vanuit de cloud. De oplossing kreeg de derde prijs in de categorie ‘Beste gebruikersinterface voor een Office-invoegtoepassing’ en is sinds 30 november beschikbaar in de Office Store.
Overeenkomsten, contracten, brieven en e-mails moeten altijd op dezelfde manier zijn opgemaakt en foutloos naar klanten en bedrijven worden verstuurd. Helaas gaat het nog al te vaak mis omdat documenten via verschillende systemen en verdeeld over verschillende afdelingen worden gegenereerd. Door het knippen en plakken van stukken tekst en afbeeldingen in documenten ontvangen relaties de ene keer een document met een logo links en de andere keer met een logo rechts, of staan er oude prijzen of verkeerde data in een nieuw document. Of pijnlijker: een overleden persoon wordt aangeschreven.
Centraal sjabloonbeheer vanuit de cloud
Deze versnippering van huisstijl wordt bij veel organisaties niet opgelost, ook niet door migratie naar de cloud. Een corporate sjabloon staat niet op hun tablet of notebook omdat dit niet via Office 365 beschikbaar is. Dit bleek voor onder andere Nederlandse gemeenten een groot probleem. Dat is opgelost met de komst van iWRITER 365. Deze invoegtoepassing is modulair opgebouwd voor beheer, ontwerp en het gebruik van sjablonen. Het werkt voor Word 2016 voor Mac, Word Online en Word 2016. De workflow is laagdrempelig. Dat komt doordat huisstijl, logo’s en gekoppelde gegevens zoals namen en telefoonnummers worden aangevuld op basis van het profiel van de aangemelde gebruiker. Zo voldoen alle documenten aan de regels van de huisstijl en zijn ze automatisch voorzien van de meest recente gegevens uit bijvoorbeeld Azure Active Directory, CRM Dynamics Online of SharePoint.
De oplossing werkt direct vanuit Office, waardoor je niet van applicatie hoeft te wisselen. Hierdoor blijf je in de Office 365-beleving. iWRITER werkt overigens erg laagdrempelig. Gebruikers kunnen zélf hun sjablonen bij elkaar klikken. Het voldoet volgens Arjen Hartog, directeur van iWRITER, aan de vijf kernwaarden van iWRITER: eenvoud, plezier, winnen, toewijding en groei. “Gebruikers moeten in staat zijn zonder hulp onze producten te gebruiken. Met onze user interface moeten eerder ingewikkelde dingen gemakkelijk te doen zijn. Natuurlijk geven wij ondersteuning als dat nodig is, maar je kunt ermee aan de slag zónder macro- of programeer skills. De help-functies en tutorials helpen je op de rit”.
Dankzij die eenvoud en de gemakkelijk te gebruiken interface is de invoegtoepassing derde geworden in de categorie ‘Beste gebruikersinterface voor een Office-invoegtoepassing’. Hans van der Meer, productmanager voor Office 365, vindt iWRITER een innovatieve oplossing die direct inspeelt op de klantbehoefte. “De oplossing ontsluit de kracht van de Office 365-omgeving en integreert op een mooie manier met de Office productiviteitstools zoals Outlook, Word en PowerPoint. Als ik naar deze Office App kijk is dit een perfecte sjabloonbeheeroplossing die praktisch en toegankelijk is.”
Succesvolle samenwerking met Microsoft
Arjen Hartog, directeur van iWRITER, is trots op deze award en kijkt terug op een succesvolle samenwerking met Microsoft. Hartog bezoekt jaarlijks Microsoft Build, het evenement voor sofware-ontwikkelaars in de Verenigde Staten. “Ik gaf daar een korte demonstratie en men werd meteen enthousiast over onze oplossing. Vanaf dat moment werden de banden aangehaald en werd wekelijks met Microsoft in Bejing en Seattle overlegd en ontwikkeld om ons product succesvol te maken. We stemmen nog steeds regelmatig af met het Store- en Word-team zodat alle oplossingen beschikbaar komen.’’
De hulp in partnering komt niet alleen op technisch vlak, ook in marketingactiviteiten wordt de samenwerking gezocht. Zo zorgde de award voor een grote piek in het bezoek op de website, maar het gaat verder. Manon Wijnhoven, marketeer bij iWRITER, ontvangt regelmatig vragen over huisstijl en corporate identity via Microsoft. “Ook organiseert Microsoft webinars en vision days waarin wij als autoriteit gaan spreken.” Daarnaast komen ze vaak in contact met gemeenten. Dat is niet voor niets omdat iWRITER voldoet aan de standaarden van Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING). De add-in koppelt gemakkelijk met andere backoffice-applicaties. Daardoor is het voor veel organisaties die met verschillende applicaties werken dé manier om op een uniforme manier documenten te creëren. Niet alleen gemeenten gebruiken iWRITER 365, inmiddels heben ook een Nederlandse universiteit en de grootste Nederlandse kunststoffenleverancier voor iWRITER gekozen.