RUG secretariaat werkt digitaal

Minder stress door digitaal vergaderen

Gepubliceerd: 24-10-2019 | Whitepaper | RUG secretariaat werkt digitaal

Het was voor het (bestuurs)secretariaat van het College van Bestuur van de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) elke vrijdag weer een hele kluif. Alle agenda- en vergaderstukken moesten voor maandag klaar liggen voor de collegevergadering. Het is een bekend euvel bij veel organisaties: notulen, dossiers en allerhande notities staan overal en nergens. Daar heeft het bestuurssecretariaat van het College van Bestuur van de RUG geen last meer van. Hier vergaderen ze nu volledig digitaal.

Digitaal Aanleveren, Vergaderen en Archiveren

Het project ‘Digitaal Aanleveren, Vergaderen en Archiveren’ maakte een einde aan al deze rompslomp. Alle communicatie gaat nu via de digitale weg. De vergaderstukken en de agenda worden in de loop van vrijdag bij elkaar gebracht, waarbij ze direct worden voorzien van metadata om ze gelijk te kunnen archiveren in DMS. Hierdoor is er meer flexibiliteit en minder stress bij de medewerkers.

Voordelen van digitaal werken

Het digitale werken brengt de RUG veel voordelen. Zo zijn de deadlines veel beter te hanteren voor het secretariaat. Dit komt onder andere omdat documenten makkelijker terug te vinden en aan te passen zijn. Daarnaast is er nu een betere grip op informatiestromen. Vroeger was iemand drie dagen per week bezig om de juiste stukken bij elkaar te vinden, nu gebeurt dat ‘on the fly’. Het bespaart veel tijd (en dus geld) en het hele proces verloopt een stuk rustiger en preciezer.

Ook klaar voor digitaal vergaderen?

Ben je benieuwd naar de rest van de voordelen? Of wil je meer lezen over de invulling van het project ‘Digitaal Aanleveren, Vergaderen en Archiveren’? Download dan dit artikel en ontdek hoe digitaal vergaderen jouw leven een stuk makkelijker kan maken.

Download nu

Download nu dit kennisitem door onderstaand formulier in te vullen.

Partner

Doxis

Doxis is gespecialiseerd in het structureren en ordenen van informatie. Al ruim 100 jaar helpen wij organisaties om optimaal gebruik te maken van bedrijfsinformatie die is opgeslagen in hun werkprocessen. Dit doen wij door verbeteringen aan te brengen in de werkprocessen waar belangrijke informatie een rol in speelt.

Profiel Doxis ›
 
 

Downloaden: RUG secretariaat werkt digitaal

Met deze download gaat u akkoord met de Privacy Statement van Technologie & Onderwijs.

 

Regelmatig de meest interessante whitepapers, webcasts, events en praktijkcases in uw inbox? Schrijf u dan in voor de nieuwsbrief:

Uw inschrijving is geregistreerd. Hartelijk dank voor uw aanmelding.