Heb jij nog zicht op alle Office 365 groepen in jouw school?
Krijg weer controle op alle groepen in jouw organisatie
Veel scholen maakten al gebruik van het Office 365 pakket. Gedwongen door de COVID-19 maatregelen ontdekten veel onderwijsinstellingen vorig jaar dat Office 365 echter veel meer is dan Outlook, Word en PowerPoint. Het werd hét platform voor online onderwijs en samenwerken met collega’s. Docenten gingen aan de slag met Teams-kanalen en deelden en bewaarden documenten in SharePoint. Het resultaat? Een explosie van Office 365-groepen, mappen en documenten; IT-beheerders zien door de bomen het bos niet meer. Tijd om orde op zaken te stellen en te starten met een grote schoonmaak.
Vrijheid = verantwoordelijkheid
De kracht van online samenwerken in Office 365 is collega’s de vrijheid geven om zelf de tools in te zetten die ze nodig hebben, en deze tools in te richten naar eigen inzicht. Dat wil echter niet zeggen dat onderwijsinstellingen alles maar op hun beloop moeten laten en iedereen naar eigen inzicht mag doen (en delen) wat hij of zij wil. Voor je het weet deelt een collega onbewust privacygevoelige informatie van leerlingen door ze te bewaren in een groep waar alle ouders toegang toe hebben.
Start met opruimen!
Voor je start met het opstellen van een governance plan, is het belangrijk om inzicht te krijgen in hoe jouw Office 365 omgeving ervoor staat. Zijn er veel ongebruikte groepen? Wie heeft toegang tot wat? In deze whitepaper lees je hoe je in 6 stappen start met jouw opschoonactie. We zetten alvast 3 belangrijke stappen op een rij:
- Inventarisatie van alle Office 365-groepen: welke groepen zijn er, wie heeft toegang tot deze groepen, wie is de eigenaar, hoe oud zijn de groepen, …
- Acties bepalen: op basis van jouw inventarisatie bepaal je per groep of deze kan blijven bestaan, of niet. Tip: Verwijder niet zomaar groepen, informeer je collega’s goed!
- Acties uitvoeren: Je weet wat je met elke groep wil gaan doen, dan is het nu tijd om de daad bij het woord te voegen.
Opgeruimd werkt netjes
Wil je weten welke andere stappen je moet zetten om weer controle te krijgen op alle Office 365-groepen in jouw school? En wil je weten hoe je na zo’n opschoonactie controle behoudt met een governanceplan? Download dan snel deze whitepaper en roep die wildgroei van Teams-kanalen, Yammer-groepen en SharePoint-sites vandaag nog een halt toe.
Bij MostWare geloven we dat iedere organisatie toegang moet hebben tot de mooiste IT-oplossingen. Daarom delen wij al sinds 1990 graag onze kennis en kunde. Inspireren met IT noemen we dat. Dat doen we altijd vanuit het oogpunt van onze klant.
Bezoek de website