Stop vandaag nog met nieuwe IT over de schutting gooien!

Publicatiedatum: afbeelding bij

Als je een nieuwe applicatie in je organisatie introduceert – of het nu gaat om een totaal nieuwe werkplek of om het implementeren van een nieuw onderdeel zoals Microsoft Teams – is het natuurlijk wel de bedoeling dat je mensen gebruik gaan maken van die applicatie. Aanzetten en weglopen staat gelijk aan geld over de balk smijten. In deze blog vertelt Marc Both, Business Consultant bij MostWare, waarom het implementeren van nieuwe IT zonder aandacht voor de gebruiker weggegooid geld is. Van aanzetten naar daadwerkelijk gebruiken dus.

Wat moeten we met dat irritante pop-upje?

Volgens Microsoft hangt slechts twintig procent van het succes van een implementatie af van technische aspecten, en tachtig procent van het succes ligt bij de gebruikers. Uit ervaring kunnen we vertellen dat je er met het installeren van een applicatie inderdaad niet bent. Een klant van ons wilde Skype introduceren om videobellen mogelijk te maken. Adoptie? Nergens voor nodig, vond hij. Zijn mensen waren slim genoeg om te begrijpen hoe Skype werkte. Drie weken later bleek dat Skype door niemand in de organisatie werd gebruikt. Wel hadden ze ’s ochtends last van een heel irritant pop-upje. Wat ze daarmee deden? Wegklikken en verder werken zoals ze dat altijd al deden. Zonder videobellen dus.

What’s in it for me?

Verandering roept weerstand op. Dat is menselijk. Mensen moeten snappen wat de toegevoegde waarde van de verandering is. Microsoft Office 365, Microsoft Teams, SharePoint? Fantastisch, maar what’s in it for me? Vaak zullen mensen zoeken naar een vertrouwde manier om samen te werken, en dat zijn niet altijd de manieren die je als werkgever voor ogen hebt. Uit onderzoek blijkt dat maar liefst tachtig procent van de medewerkers een of meerdere applicaties gebruikt die niet door de IT-afdeling geautoriseerd zijn, zoals bijvoorbeeld Whatsapp of Facebook Messenger.

Vijf generaties op de werkvloer

Tel daarbij op dat je als ondernemer vandaag de dag met vijf generaties op je werkvloer te maken hebt, die ieder hun eigen voorkeuren hebben als het aankomt op samenwerken en communiceren. Dat betekent dat je op zoek moet naar een oplossing die voor iedereen goed werkbaar is en waarbij gebruiksgemak – voor iedere generatie en elk individu – centraal staat.

Zo omarmen mensen de verandering wel

Om te zorgen dat de adoptie bij onze projecten goed aanslaat, gebruiken wij de ADKAR-strategie. Met deze strategie wordt maximale adoptie bereikt in vijf stappen.

1. Awareness

Allereerst is het belangrijk te kijken naar de problemen die medewerkers ervaren in hun huidige manier van werken en om bewustzijn te creëren dat er betere, prettiger manieren zijn om het werk te doen.

2. Desire

Zodra het bewustzijn er is, is het tijd om ook daadwerkelijk het verlangen te creëren om anders te gaan werken. Dat kan door middel van een inspiratiesessie, een demonstratie, een workshop of een andere manier waarop medewerkers echt kunnen ervaren hoe die manier er dan uitziet en wat de voordelen zijn.

3. Knowledge

Als de mensen dan eenmaal ook daadwerkelijk willen, is het een kwestie van laten zien hoe het moet. Geef ze de theoretische kennis om de nieuwe applicatie te gebruiken, via bijvoorbeeld een jumpstart-training of e-learning.

4. Ability

Alleen kennis is niet voldoende; die kennis moet in de praktijk worden gebracht. In deze fase is het belangrijk te zorgen dat je medewerkers in staat zijn goed aan het werk te gaan. Dat betekent dat er een ingerichte omgeving moet zijn, maar dat er ook coaches of ambassadeurs zijn om de medewerkers te helpen.

5. Reinforcement

In deze fase kan het gebruik worden bijgeschaafd. Blijkt dat bijvoorbeeld Microsoft Teams wel wordt gebruikt, maar niet op de manier die je voor ogen hebt, dan kun je dit met interventies bijschaven. Goed interventiemiddelen zijn bijvoorbeeld gamification of een speciaal leerplatform.

Profiel MostWare

MostWare

Bij MostWare geloven we dat iedere organisatie toegang moet hebben tot de mooiste IT-oplossingen.

Profiel MostWare ›