Snel Microsoft Teams uitrollen?

Dit zijn de risico’s en zo worden ze voorkomen

Publicatiedatum: afbeelding bij Dit zijn de risico’s en zo worden ze voorkomen

Nu medewerkers massaal thuis aan het werk zijn, is Microsoft Teams een van de meest gebruikte tools om vanuit huis of op afstand samen te werken met collega’s en externen. Logisch, want met Microsoft Teams kan je eenvoudig meetings opzetten, videobellen, scherm delen, chatten en nog veel meer.

Teams biedt dus uitkomst. Dat is mooi. Er zijn echter wel een aantal aandachtspunten bij de uitrol van Microsoft Teams die belangrijk zijn om in acht te nemen. Hierdoor wordt voorkomen dat er nu in allerijl keuzes worden gemaakt waar de organisatie later last van gaat krijgen. In dit artikel gaan we in op deze risico’s. En, we bieden een manier hoe dit voorkomen kan worden: Teams Emergency Deployment.

De risico’s van snel en ongecontroleerd live

Wanneer u met Microsoft Teams aan de slag gaat, zijn er een aantal zaken waarover u vooraf goed moet nadenken. Doet u dat niet, dan kan het zijn dat u later met onherstelbare, verkeerde instellingen zit of bepaalde zaken opnieuw moet inrichten. Gevaren waar u tegenaan loopt als u te snel uitrolt, zijn:

  • onherstelbare instellingen in de basisinrichting (bijvoorbeeld het indelen van teams en bijbehorende autorisaties)
  • gevoelige informatie die (per ongeluk) terechtkomt bij ongeautoriseerde mensen, intern of extern
  • geen controle door wildgroei
  • gebruikers die afhaken door te veel informatie
  • het uitrollen van overbodige functionaliteiten

Hoe dan wel snel en gecontroleerd live?

Tijdens deze crisis is er niet veel tijd om bovenstaande zaken uitgebreid door te denken en te bediscussiëren. Om toch snel Microsoft Teams te implementeren en medewerkers zo de tools te geven om samen te werken, heeft Rapid Circle een speciaal een Teams Emergency Deployment aanpak opgezet. Hiermee kunnen organisaties die nog niet met Teams werken binnen enkele dagen aan de slag, zonder zorgen over de gevaren van een ongecontroleerde livegang. Snel en gecontroleerd dus.

Teams Emergency Deployment

Dankzij onze ervaring met het implementeren van Microsoft Teams bij grote organisaties, weten we wat het meeste resultaat oplevert op korte termijn. En waarom de instellingen die u nu kiest zo belangrijk zijn. In de Teams Emergency Deployment aanpak werken we aan de hand van een checklist. Dat helpt om direct tot de kern te komen wat betreft noodzakelijke besluitvorming. Daarnaast beschrijft het wat er minimaal moet worden afgestemd en vastgelegd gedurende de implementatie. Op die manier is later nog te achterhalen hoe het is ingericht en wat er eventueel later nog moet worden aangescherpt.

Met de Emergency Deployment kunt u binnen enkele dagen live met Microsoft Teams, terwijl governance en security goed ingericht zijn.

Optimaal resultaat binnen de kortst mogelijke tijd

Microsoft Teams biedt verschillende ondersteunende mogelijkheden om remote samenwerken te faciliteren:

  • tools voor communicatie,
  • online samenwerken binnen een team (eigen omgeving)
  • het stroomlijnen van werkprocessen.

Om een versnelde uitrol mogelijk te maken, is het nodig om de juiste zaken te prioriteren. Alleen op die manier kan een veilige en gecontroleerde uitrol worden gewaarborgd.

In de Teams Emergency Deployment procedure focussen we ons daarom eerst op het meest essentiële: online communicatie. Medewerkers moeten online kunnen vergaderen, schermen delen, chatten en (beeld) bellen. Dat heeft nu de hoogste prioriteit. De volgende stappen voor samenwerken en workflows kunnen daarna binnen enkele weken worden uitgerold.

Essentie van de aanpak

Het geheim van de aanpak voor een versnelde uitrol ligt in 3 onderdelen:

  1. Regierol
    We werken met verschillende mensen aan verschillende activiteiten in een korte tijd en op basis van een vast programma. Dankzij een checklist kunnen we opties voorleggen aan de stuurgroep of het management die de besluitvorming versnelt.
  2. Provisioning tool
    De provisioning tool voorkomt wildgroei en zorgt dat IT-beheer grip houdt op wie waartoe toegang heeft. Tegelijkertijd is het vragenformulier eenvoudig genoeg voor medewerkers om op een laagdrempelige manier autorisatie aan te vragen. De vragen en autorisaties kunnen worden aangepast aan uw bedrijfsspecifieke wensen. Provisioning kan afhankelijk van de ingestelde regels automatisch plaatsvinden of na tussenkomst van een beheerder.
  3. Adoptiepakket
    Adoptie van de nieuwe manier van werken is cruciaal om thuiswerken te laten slagen en in deze crisis de zaak toch draaiende te houden. Daarom bieden we een uitgebreid pakket om medewerkers informatie te bieden op het juiste niveau en zelfs aangepast aan hun voorkeur van leren. Dat maakt het toegankelijker en zorgt dat ze sneller de nieuwe manier van werken onder de knie hebben.

Additionele online support

Naast het adoptiepakket bieden we ook schaalbare online ondersteuning. Dat houdt in dat we helpen met het opzetten van FAQ’s, webinars, chatbots, snel aan de slag kaarten, etc. Alles wat gebruikers nodig hebben om vertrouwd te raken met het werken met Teams.

We ondersteunen in overleg met de eigen servicedesk met een eventuele bypass naar onze servicedesk. Bij de implementatie van Teams komen er waarschijnlijk veel gebruikersvragen. Onze servicedesk springt bij zolang dat nodig is. Ook trainen we medewerkers van de servicedesk om hun kennis over Teams te vergroten. Dat kan op elk moment: zowel tijdens onze standby als na die tijd.

Waarom het veilig is

Hoewel de uitrol heel snel plaatsvindt, gaat de snelheid niet ten koste van de veiligheid. Security staat voorop bij de Emergency Deployment; de uitrol vindt plaats op basis van een standaard governance plan en wordt gecontroleerd en ondersteund door governance tooling. Daarmee is de implementatie bewezen veilig. Omdat de menselijke schakel altijd de zwakste is binnen IT- beveiliging, ondersteunt ook het adoptiemateriaal in de bewustwording van medewerkers.

Tijdens de implementatie worden de gekozen instellingen vastgelegd, zodat na de livegang verder gewerkt kan worden aan het complementeren van de instellingen. Wij adviseren om niet direct alle mogelijkheden aan te zetten in Teams. Beter een beperkte en veilige installatie dan direct alles toegankelijk maken. In samenspraak bepalen we waar u en medewerkers nu het meeste baat bij hebben.

Binnen 3 tot 15 dagen live

Met de Teams Emergency Deployment kunt u binnen 3 tot 15 dagen medewerkers alle tools geven om remote veilig samen te werken. Uiteraard zijn veel instellingen en mogelijkheden wel afhankelijk van het huidige uitgangspunt: in welke omgeving werkt u nu? Is Exchange Online al beschikbaar? In ons webinar over de Teams Emergency Deployment gaan we daar dieper op in. Wilt u meer weten over de Emergency Deployment? Bekijk dan zeker dit webinar.

Meer informatie

Op deze pagina vindt u uitgebreide informatie over de Teams Emergency Deployment.

Wilt u het medewerkers zo makkelijk mogelijk maken om snel op afstand samen te werken in deze dagen en bent u benieuwd hoe snel we Teams voor u kunnen inrichten? Neem dan direct contact op met Freerk Terpstra, stuur een mail naar thuiswerken@rapidcircle.com of bel met 088 0566 10. We helpen u graag verder.

Profiel Rapid Circle

Rapid Circle

Bij Rapid Circle geloven we dat in de toekomst organisaties niet meer om de Cloud heen kunnen. Werknemers nemen namelijk hun verwachtingen en ervaringen die ze als consument opdoen met innovatieve nieuwe technologie mee de organisatie in. Cloud oplossingen helpen organisaties kosten te besparen, productiever te worden en interne communicatie en samenwerking te innoveren.

Profiel Rapid Circle ›