Ruimte voor innovatie bij de Marnix Academie

Publicatiedatum: afbeelding bij

De Marnix Academie in Utrecht maakte jaren gebruik van een lokale serverruimte gevuld met eigen hardware. In totaal waren er ruim vijftig virtuele en een aantal fysieke servers aanwezig. “Alle hardware die er stond was ruimschoots afgeschreven en begon tekenen van slijtage te vertonen. We stonden voor een keuze: halen we voor een paar ton nieuwe hardware in huis of brengen we alles naar de cloud?”. Michiel van Geloven, ICT-coördinator en Security Officer a.i., licht toe welke route de Marnix Academie is ingeslagen en hoe Wortell hieraan heeft bijgedragen.

On premise of in de cloud?

De Marnix Academie is een zelfstandige hogeschool die opleidingen voor leraren basisonderwijs verzorgt. Er zijn verschillende varianten: voltijd, deeltijd, academisch, zij-instroom, bachelor, master én nascholingscursussen. In totaal zijn er ongeveer 300 personeelsleden en 1.700 studenten waarvoor informatie altijd toegankelijk en beschikbaar moet zijn. “Om de keuze te maken tussen on premise of de cloud, hebben we een business case gemaakt met financiële en kwalitatieve overwegingen. De kwalitatieve overwegingen hebben de doorslag gegeven. In de oude situatie zouden wij namelijk een heel groot probleem hebben bij een totaalverlies van ons eigen datacentrum. We hadden geen echte uitwijk. Er was wel een externe back-up, maar dan heb je alleen je data en niet je applicaties up and running.”

Stappen naar onafhankelijkheid

Voor de nieuwe omgeving viel de keuze op Azure. Het voornaamste doel van de migratie was om onafhankelijk te worden van de eigen hardware. Ook moest de uitwijkoplossing worden gerealiseerd. “Wortell heeft ons geholpen om alles wat op onze eigen servers stond naar Azure te brengen. Dat klinkt flauw, maar dat was het hele project en dat is best een klus. Eerst is de cloudomgeving voorbereid en ingericht. Er is een analyse gemaakt van de servers die wij in de eigen serverruimte hadden staan. Vervolgens zijn interne applicaties overgebracht naar de cloud. Onze aansluiting met internet werd ook aangepast. De routers waar het internet binnenkomt zijn vervangen door een andere oplossing en dat is dubbel uitgevoerd.”

Oog op veiligheid

De belangrijkste toepassing van de Marnix Academie is de digitale leeromgeving – een SharePoint-applicatie – gevolgd door het SIS, het intranet, personeelssysteem en financiële systeem. De voorwaarde was dat de nieuwe omgeving niet minder veilig mocht zijn dan de oude. “We hadden al een aantal policies ingeregeld in de oude situatie en die zijn meegenomen. Ook hebben we vertrouwd op de deskundigheid van Wortell.” Een ander ijkpunt was de landelijke SURF-samenwerking; die vraagt van hogescholen om te voldoen aan het normenkader informatiebeveiliging. “Het is voor ons een manier om heel gestructureerd te werk te gaan. Er zijn tachtig aandachtspunten, waarvan sommige meer ingaan op beleid dan techniek. De doorvertaling kan de boel compliceren. Toch hebben wij met de overgang een aantal zaken beter kunnen inrichten omdat we met Azure meer technische mogelijkheden hebben.” Binnen het nieuwe netwerk kan de Marnix Academie bijvoorbeeld werkstations beter up-to-date houden. “Nu het staat, gaan we na hoe we de omgeving verder kunnen optimaliseren en onderhouden. We zijn aan het puzzelen met andere mogelijkheden, zoals de active directory.”

Minder zelf beheren

Gedurende het project werd met de consultants van Wortell in Microsoft Teams gewerkt. Dat gebeurt bij de Marnix Academie op kleine schaal nog steeds: de IT-afdeling en een aantal collega’s werken dagelijks met dit communicatieplatform. “Ik zie de voordelen, maar we hebben nu andere prioriteiten op de informatieagenda. Het aantal handen is beperkt en het veranderabsorptievermogen van de organisatie ook.” Zo hebben medewerkers van de Marnix Academie net nieuwe laptops gekregen. Om deze en andere veranderingen in goede banen te leiden, is er een roadmap opgesteld. De eerste focus zijn applicaties die als SaaS-oplossing kunnen worden gebruikt. “We zien namelijk dat leveranciers zoals Exact de ondersteuning van lokale implementatie afbouwt. Hetzelfde geldt voor TOPdesk en ons studenteninformatiesysteem. Op termijn gaan we dus steeds minder zelf beheren.”

Geen hete hangijzers

“We hadden met Wortell één keer in de paar weken een projectvoortgangsoverleg, maar het liep zo soepel dat alle overleggen kort waren. We hebben nooit hete hangijzers gehad, laat staan dat we iets hebben geëscaleerd. We hebben één systeembeheerder en dat is een goede. Ik merkte dat hij en de twee Wortell-consultants aan elkaar gewaagd waren en dat werkte; dat heeft bijgedragen aan het succes. Er wordt nog wel een externe audit uitgevoerd om de veiligheid van de Azure-omgeving te toetsen. Dat zou aanleiding kunnen zijn voor een aantal aanpassingen. Opvallend genoeg is dit project binnen het gestelde budget, de planning en scope afgerond.”

“Het grappige is dat – met uitzondering van een paar keer een paar uur in het weekend – niemand wat van de veranderingen heeft gemerkt. Dat was ook de bedoeling; iedereen benadert de applicaties net als voorheen. We zijn buitengewoon tevreden.”

Profiel Wortell

Wortell

Wij helpen organisaties voorop te lopen door de slimme inzet van technologie zodat zij de (nieuwe) consument en medewerkers kunnen blijven bedienen.

Profiel Wortell ›