Power BI: een krachtige tool voor iedereen

In mijn rol als relatiemanager bij SLBdiensten en Slim.nl bezoek ik regelmatig scholen en voer ik gesprekken over de ICT-ontwikkelingen en uitdagingen binnen het onderwijs. Tijdens deze gesprekken gaat er heel veel informatie over en weer: de technische infrastructuur, het applicatielandschap, de complexiteit van het privacy-vraagstuk, maar ook suggesties voor verbetering van onze diensten en tips voor aanvullingen van ons product-portfolio. Deze informatie neem ik mee en zet ik uit in onze organisatie. Hiervoor ben ik continu op zoek naar een aantrekkelijke manieren om informatie te presenteren, om mijn ervaringen te kunnen delen met collega’s. Zo kwam ik in aanraking met Power BI. Ik wilde graag een kaart van Nederland maken, met daarin een visuele weergave van de bezoeken die ik heb afgelegd. Via Excel stuitte ik op de add-in PowerMap, dat onderdeel is van Power BI en geïntegreerd is in Excel. Mijn interesse was gewekt.

Aan de slag met Power BI

Power BI bestaat uit Power BI Desktop, Power BI service en Power BI Mobile. Het gebruik van de verschillende onderdelen hangt af van hoe je Power BI wilt inzetten. Procesmatig gekeken begint de gebruiker met het invoeren van de data in de Desktop applicatie (voor Windows). Het rapport wordt gepubliceerd naar Power BI service, waar het kan worden gedeeld met gebruikers, zowel via een dashboard als via de Mobile App. Meer achtergrondinformatie over Power BI vind je op de website van Microsoft.

Breng je data tot leven

De slogan “Breng je data tot leven” op de Microsoft Power BI-website belooft veel goeds en de Power BI Desktop applicatie is binnen enkele minuten geïnstalleerd en gereed voor gebruik. De website bevat veel uitleg en handige instructievideo’s en ook YouTube biedt uitkomst. Ik wil zo snel mogelijk aan de slag en heb geen geduld om te lezen, dus kies ik voor de video: Power BI voor beginners: Creëer je eerste rapport en dashboard in tien minuten; een aanrader.

Eerlijkheid gebiedt mij te zeggen dat ik ervaring heb met rapportagetools maar Power BI is verrassend gemakkelijk en duidelijk. Via diverse CSV-bestanden verzamel ik de gegevens. In de query editor kan ik deze gegevens zelf aanpassen/aanvullen. Daarna ga ik aan de slag met het visualiseren van de data. Er is een ruime keuze aan grafieken, tabellen, KPI, kaartweergave en heel veel meer. Met de eigenschappen geef ik ze een eigen invulling.

Power BI dashboard : Klaar voor gebruik

Binnen tien minuten een dashboard was misschien te ambitieus,maar binnen zeer geringe tijd heb ik een rapport gecreëerd met het gewenste resultaat. Met één druk op de knop publiceer ik het rapport naar de Power BI service. Via mijn Office 365-portaal en -account is deze te benaderen. Met Power BI service kan van het rapport een dashboard worden gemaakt. Het enige wat mij nog resteert te doen is het resultaat delen. Ik kan hierbij zelf kiezen met wie ik het dashboard deel en welke rechten (zien/delen/aanpassen) ik toeken aan de desbetreffende persoon.

Power BI biedt tal van mogelijkheden die ik (helaas) in dit blog niet allemaal kan behandelen. Na een paar uur testen kan ik wel concluderen dat Power BI simpelweg een goede, krachtige tool is om (bedrijfs-)informatie te consumeren. Met de gratis versie kun je goed uit de voeten: het ontwerpen en beheren is eenvoudig, het bevat vele visualisaties en het gebruik is interactief. Daarnaast is het handig dat het onderdeel is van Office 365.

Heb je Power BI ook al gebruikt?

Ik kan iedereen aanraden om Power BI zelf te gaan gebruiken. Gebruik je Power BI al, of heb je getest? Ik ben heel benieuwd wat je er van vond. Deel ervaringen, tips en trucs.

Deze blog is geschreven door Paulien Lakeman