ICT-afdeling Pantarijn transformeert van beheerder naar makelaar door Microsoft Office 365
Zoals veel andere onderwijsorganisaties is ook scholengemeenschap Pantarijn overgeschakeld op Microsoft Office 365. De opkomst van cloud software brengt gemak met zich mee, maar ook een uitdaging voor de ondersteunende ICT-afdeling die mee moet met het tempo van de ontwikkelaar. “Het is als een kano waar we in zitten samen met alle medewerkers. We hebben wel de peddels vast, maar een stroomversnelling blijft een stroomversnelling.”
Pantarijn is een onderwijsorganisatie met locaties in Rhenen, Kesteren en Wageningen. Het onderwijsaanbod is zeer divers, met zowel mavo-, havo- als vwo-niveau, een internationale schakelklas en praktijkonderwijs. In totaal telt de organisatie zo’n 330 medewerkers en 2.600 leerlingen, waarvan circa 1.900 leerlingen de campus Wageningen bezoeken voor onderwijs op mavo-, havo- en vwo-niveau en ongeveer 200 leerlingen praktijkonderwijs genieten.
ICT is binnen Pantarijn ingericht als ondersteunende dienst met op een centrale afdeling vier systeembeheerders, twee servicedeskmedewerkers en op elke locatie een ICT-assistent voor gebruikersondersteuning ter plaatse. Steef Otten is als manager Facilitair & ICT verantwoordelijk voor het reilen en zeilen in deze afdeling. Sinds zijn komst in 2010 heeft hij het nodige zien veranderen op ICT-gebied. De voornaamste verandering is het meer en meer werken vanuit de cloud.
Meebewegen met Microsoft-koers
“Net voordat ik hier begon, was er gekozen om de Novell-omgeving voor e-mail te vervangen door Microsoft Exchange”, herinnert Otten zich. De focus lag daarbij aanvankelijk op het gebruik door docenten. “Leerlingen zouden er toch geen gebruik van maken, zo werd gezegd. Deze kwestie kwam later toch weer op tafel liggen. Om voor hen via Slim.nl interessante software zoals Microsoft Office te bestellen voor een goede prijs, moesten zij een e-mailadres voor schoolgebruik hebben.” Hiervoor werd Live@edu ingericht en tegelijkertijd was er de implementatie van een SharePoint-portaal met serviceplein. Inmiddels werken alle medewerkers en leerlingen met Microsoft Office 365, waaronder de bekende onderdelen Word, Excel en PowerPoint, maar ook het notitieprogramma OneNote. “Dit is inmiddels al aardig ingeburgerd. Ergens in dat traject, zo’n vier jaar geleden, is Live@Edu Office 365 gaan heten. En in die beweging zijn wij meegegaan.”
Het is typisch Microsoft: telkens worden nieuwe componenten toegevoegd aan de Clouddienst Office 365. “Een voorbeeld is de videoserver, die veranderde naar Microsoft Stream, maar ook kwamen er nieuwe onderdelen zoals Delve, Teams en Flow. Soms veranderen zaken en het is belangrijk dat je ze dan bij de kop pakt en dit meeneemt in je plannen.” Zo bleek dat het documentmanagementsysteem voor onder meer relatiebeheer en facturering naar de Office 365-omgeving kon. “Het is heel dynamisch, Office 365 verandert als het ware terwijl je ernaar kijkt. Dat geeft mogelijkheden, maar maakt het ook lastig, zeker als je net een videoserver hebt geïmplementeerd met kanalen voor al onze locaties. En dan komt er met Stream weer een nieuw onderdeel met nieuwe mogelijkheden. Het is ook vaak niet duidelijk hoe snel oude onderdelen afgebouwd gaan worden, dus je moet steeds bijblijven.”
Populariteit van de cloud
Vanuit beheerdersperspectief is het hard werken om Cloud-toepassingen bij te houden, maar deze bieden dan ook veel voordelen. OneDrive bijvoorbeeld, dat populair is onder medewerkers en leerlingen. “Iedereen heeft nog traditionele mappen op het schoolnetwerk, maar het gebruik van SharePoint en OneDrive neemt toe. Logisch ook, want deze diensten zijn overal en dus ook thuis bereikbaar, in tegenstelling tot netwerkschijven.” Actief beleid om het gebruik van het laatste te ontmoedigen en Cloudgebruik te stimuleren ziet Otten als onnodig. “Netwerkschijven zijn eigenlijk niet meer van deze tijd en ik denk ook dat gebruikers dat steeds meer zo ervaren.”
De migratie naar Office 365 ging niet zonder slag of stoot. “Vooral OneDrive was lastig omdat er twee jaar geleden nog veel fouten in zaten. Zo liep de synchronisatie tussen bestanden nog niet goed.” Op dit moment zorgen veranderingen in de SharePoint-omgeving voor uitdagingen. De naam is inmiddels SharePoint Classic geworden en dan heb je nog de uitrol van SharePoint Hub sites en Communication sites. “Het goed inrichten van deze programma’s vergt inspanningen, maar het is wel een grote sprong voorwaarts. Ik hoop dat we met de nieuwe ontwikkelingen een platform krijgen dat iets langer stabiel is.”
Beheerder wordt makelaar
De situatie is typerend voor de nieuwe rol van de ICT-afdeling. “We zijn steeds minder de beheerder van de software die wij verstrekken. Het is als een kano waar we samen in zitten met alle medewerkers. We hebben wel de peddels vast en kunnen bepalen hoe dicht we bij de kant varen, maar een stroomversnelling blijft een stroomversnelling. De nieuwe rol komt met een nieuw soort druk op de organisatie. We worden steeds meer ICT-makelaar in plaats van beheerder.” Met name op het gebied van kennisondersteuning veranderen de eisen. “Van onze docenten worden steeds meer digitale vaardigheden gevraagd, ze werken met onder meer een leerlingvolgsysteem en een elektronische leeromgeving. Dit is niet hun primaire taak, want dat is lesgeven. En dan verandert hun Office-pakket ook nog continu. Wij moeten hen daarin voortdurend kunnen bijstaan.”
De ‘stroomversnellingen’ waarmee Pantarijn te maken krijgt, zorgen tegelijkertijd voor innovaties op de werkvloer. Zo is er een nieuwe manier van digitaal vergaderen ontwikkeld met behulp van OneNote. “Men wilde vergaderstukken graag digitaliseren en online opslaan, zodat ze binnen handbereik kwamen. Aanvankelijk keken we naar allerlei vergadersoftware, maar deze hadden toch allemaal weer een andere ‘look and feel’ en een andere leercurve. Daarom zochten we een werkbare manier om digitaal te vergaderen met OneNote, zodat onze mensen gewoon in Office 365 konden blijven werken.” Inmiddels werken allerlei werkverbanden binnen Pantarijn, waaronder het managementteam, met OneNote. “Het digitaal vergaderen met OneNote werkt voor ons heel goed. We hoefden maar één keer instructies te geven en inmiddels gebruiken we het programma al drie jaar. Voorbeelden als deze illustreren dat veranderingen met cloudsoftware soms juist heel soepel verlopen.”
Deze blog is afkomstig van ICTheek, het inspiratieplatform voor professionals in het onderwijs.