Hilversumse scholengemeenschap gaat 'serverloos' met OneDrive en Teams

Publicatiedatum: afbeelding bij

CVO 't Gooi, een scholengemeenschap met vier vestigingen in Hilversum, voert de Office 365-onderdelen Teams en OneDrive gefaseerd in. Dit met behulp van enthousiaste medewerkers die hun collega's en leerlingen helpen met deze nieuwe manier van werken.

November 2019: in de agenda van Robert Zondervan, IT-manager van CVO 't Gooi, staat deze maand omcirkeld. Dat is namelijk de maand dat de laatste fysieke disk drives van de scholengemeenschap worden uitgezet en alle leerlingen en medewerkers 'vanuit de cloud' gaan werken, met de Microsoft-programma's OneDrive en Teams. Door een uitgekiende voorbereiding, waar al in 2015 een eerste aanzet tot werd gegeven met de ingebruikneming van Office 365, moet het een soepele overgang worden. De nieuwe IT-infrastructuur maakt online samenwerken eenvoudiger en bovendien leidt het tot een betere gegevensbescherming.

Geleidelijke migratie

CVO 't Gooi verzorgt onderwijs, van gymnasium tot leerwegondersteunend beroepsonderwijs, op vier vestigingen in Hilversum (Het Comenius College, De Savornin Lohman, Het Hilfertsheem College en College de Opmaat). Elke vestiging richt zich op een specifiek segment van dit onderwijsaanbod en kenmerkt zich door een eigen cultuur. In 2015 werd de keuze gemaakt om het IT-beheer uit te besteden en te migreren van de oude Novell-omgeving (met GroupWise en Zenworks) naar Microsoft Office 365 voor e-mail en agenda. Het uitgangspunt daarbij was om een serverloze school te worden.

De keuze om aanvankelijk slechts alleen de e-mail- en agendafunctionaliteiten (Outlook) van Office 365 organisatiebreed uit te rollen was een bewuste. "We wilden eerst onderzoeken of we op de goede weg zaten met Office 365. Zo moest het bijvoorbeeld ook geschikt zijn voor de Chromebook-omgeving waarin leerlingen werken." CVO 't Gooi is een excellente scholengemeenschap, waarin directies zelf hun onderwijsmethoden bepalen en vrij worden gelaten in hun keuze hoe ze computers inzetten. Zo is er onder meer een traject gestart met Learnbeat en VO-content als open leerplatform, waardoor de organisatie minder afhankelijk is geworden van uitgevers en kan kiezen uit verschillende leermethodes. Docenten hebben de keuze om apps uit de cloud te selecteren, volgens een protocol dat is gericht op de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming): de nieuwe wet voor privacy en gegevensbescherming. Daarbij zijn bijvoorbeeld Google en Microsoft Apps toegestaan, door de AVG-geschikte overeenkomst tussen die partijen en SLBdiensten.

Teams is de nieuwe Dropbox

Een gevolg van de aandacht voor privacy en gegevensbescherming is dat de Hilversumse onderwijsorganisatie zoekt naar een mate van standaardisatie voor werken in de cloud. Met oog op het serverloos werken is het van belang om medewerkers en leerlingen een solide oplossing te bieden. Met name de wildgroei aan applicaties als WhatsApp en Dropbox was de IT-organisatie al langer een doorn in het oog, omdat deze niet voldoen aan de vereisten. OneDrive vervangt de persoonlijke schijf van gebruikers en Teams is de vervanger van de oude netwerkschijven. "Teams is de nieuwe Dropbox. We leggen het graag zo uit, omdat iedereen dat begrijpt." Na de ICT-afdeling zelf zijn inmiddels ook verschillende andere afdelingen overgezet op de nieuwe manier van werken, waaronder alle directies. "Wij maken mee hoe het werkt en leren hoe we met OneDrive en Teams kunnen omgaan. Daarvoor krijgen we één dag per maand ondersteuning van een Office 365-specialist."

Teams is de nieuwe Dropbox, dat begrijpt iedereen

Er zijn in drie categorieën lesbrieven geschreven, om zo gebruikers wegwijs te maken in deze nieuwe werk- en leeromgeving. De eerste betreft het uitpakken van de apparatuur en het verbinden met de wifi, de tweede behandelt het koppelen met Office 365 en de derde set geeft uitleg over het starten van Mail, Word, Excel en PowerPoint. Ook dat laatste is nodig, want met OneDrive werkt dit iets anders dan vroeger. "Je moet nu eerst naar OneDrive voor het benaderen van de documenten en van daaruit beginnen. Niet andersom, want dan weet niemand waar ze de documenten uiteindelijk moeten bewaren." Ook is er nog een lesprogramma voor docenten en leerlingen, over het centraal bewaren van documenten en hoe zij deze kunnen ophalen.

Inzet van digicoaches

"Wij hebben een langzaam promotieprogramma, maar we weten zeker dat in november 2019 iedereen over is", zegt Zondervan. Het overgrote deel van de gebruikers zal voor die tijd al uit eigen beweging zijn overgeschakeld, hoopt hij. Door meerdere keren per jaar tijdens de docentenvergaderingen een update te geven van de migratie én campagneposters op te hangen, die de voordelen van het werken in de cloud benadrukken, wordt iedereen nieuwsgierig gemaakt. Ook is er de inzet van 'digicoaches': docenten die op operationeel niveau hun collega's bijstaan bij het gebruik van OneDrive en Teams. Zij worden sinds vorig jaar gesteund door een ‘superdigicoach’ die dit op tactisch niveau coördineert. Binnenkort is er ook een strategische taak van een nieuwe manager voor de digitale leeromgeving, als aanvulling op het bestaande ICT-team.

Hoewel men de tijd neemt voor de migratie is duidelijk dat alle zeilen worden bijgezet. "Dat is wel nodig, anders komt er geen beweging in bij de gebruikers." Tegelijkertijd is er door het ruime tijdspad volop de ruimte om obstakels te overwinnen. Onder meer een (aanvankelijk) niet-werkend versiebeheer, het niet kunnen verplaatsen van mappen binnen Teams en een maximale capaciteit van 2.500 gebruikers voor dit programma leverden onderweg problemen op. Door onder meer per school een Team aan te maken en SharePoint op de achtergrond te gebruiken als gemeenschappelijke netwerkschijf werden deze problemen opgelost. Ondertussen kijkt Zondervan ook naar de nu nog nauwelijks gebruikte functionaliteiten. "Nu nog gaat het binnen Teams vooral om het delen van bestanden. Het tabblad voor gesprekken wordt nog nauwelijks gebruikt, maar ik verwacht dat dit wel gaat gebeuren zodra volledige secties over zijn geschakeld naar deze nieuwe manier van werken."

Deze blog is afkomstig van ICTheek, het inspiratieplatform voor professionals in het onderwijs.

Profiel SLBdiensten

SLBdiensten

SLBdiensten is in 1992 opgericht om het onderwijs van goede legale software te voorzien, tegen scherpe prijzen. SLBdiensten is een intermediair tussen de softwarebranche en het MBO. Dankzij een goede onderhandelingspositie en een uitgebalanceerd productaanbod zijn wij uitgegroeid tot de belangrijkste softwarepartner in het Voortgezet onderwijs en het MBO.

Profiel SLBdiensten ›