• Bezoek de Technologie & Onderwijs twitterpagina
  • Bezoek de Technologie & Onderwijs facebookpagina
  • Bezoek de Technologie & Onderwijs YouTube-pagina
  • Schrijf u hier in voor de nieuwsbrief

Wat bepaalt het succes van je Skype for Business project?

Om Skype for Business oplossingen in het onderwijs succesvol uit te rollen is het belangrijk een gevarieerd team te hebben. Aan de ene kant heb je technische teamleden nodig die de oplossing mogelijk maken, aan de andere kant is expertise op het gebied van training, communicatie en acceptatie essentieel. Door goed te communiceren en te focussen op adoptie en training kom je sneller/vaker tot een succesvol UC-project.

Het blog dat Kevin Kieller schreef over de uitdagingen bij de implementatie van een Skype for Business project sluit naadloos aan bij onze eigen ervaringen. Dit artikel is dan ook onze (vertaalde) interpretatie van zijn blog. GrafiekSuccesmetSkype 500x330Net zoals de beste sportteams heeft een goed UC-team ‘spelers’ nodig met verschillende expertises. Kortom: op het moment dat je een UC-team samenstelt is het belangrijk dat je mensen selecteert met technische en niet technische achtergronden.

De percentages uit de grafiek tonen de benodigde hoeveelheid inzet van je team. De percentages laten daarnaast ook de hoeveelheid kennis en vaardigheden zien die in je team aanwezig moeten zijn. Als laatste illustreren de percentages alle gebieden die je moet overwegen om een succesvolle oplossing te kunnen bieden.

Een veel voorkomende valkuil bij UC-projecten is een té technisch gecentreerde focus. Dit houdt in dat je je alleen focust op de gebieden: Lync/Skype for Business, security, Exchange, SQL, besturingssystemen en het netwerk. Zoals je kunt zien in de bovenstaande grafiek behaal je op deze manier slechts 40% van de benodigde aspecten. Dat is onvoldoende!

Technische vaardigheden

Een ideaal team heeft een sterke basis en focus op de technische gebieden van Lync/Skype for Business. Niet voor niets bedraagt dit een vijfde van de benodigde vaardigheden/kennis. De teamleden zijn in de eerste plaats verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de achterliggende architectuur en het ontwerp dat overeenkomt met de vooraf gedefinieerde en gedocumenteerde eisen. De mensen die deze rol invullen zijn verantwoordelijk voor het onderzoek naar welke methoden met betrekking tot het Skype for Business technisch ontwerp het meest geschikt zijn. Deze teamleden spelen een cruciale rol spelen bij de beoordeling en evaluatie van de verschillende UC opties in het begin van het project.

Ook is deskundigheid rondom netwerken nodig. De netwerkspecialisten moeten ervaring hebben met real-time spraak- en videoverkeer. Om de beste gebruikerservaring te garanderen moet de netwerkspecialist er voor zorgen dat voice en video prioriteit hebben over het netwerk, zowel draadloos als bekabeld.

Technische vaardigheden op gebieden als Windows Server OS, SQL en Microsoft Exchange zijn belangrijk. Microsoft Exchange speelt een bijzonder belangrijke rol in een succesvolle Skype for Business uitrol omdat het een aantal essentiële componenten voor zijn rekening neemt. In toenemende mate migreren organisaties van ‘on-premise’/lokaal gehoste Skype for Business naar de Microsoft Office365 (O365) Cloud. Dit wordt ook wel het Exchange-hefboomeffect genoemd. Om dit goed te kunnen begeleiden moet je ervoor zorgen dat je Exchange teamleden voldoende Office365 ervaring hebben om dit proces te kunnen stroomlijnen.

Communicatie en training

Het belang van communicatie en training tijdens een implementatie/uitrol mag niet worden onderschat. In succesvolle Skype for Business implementaties spelen deze niet-technische vaardigheden een gelijke of grotere rol als het gaat om het bepalen van het algehele succes van de implementatie. Je communicatie-experts zijn verantwoordelijk als het gaat om de eindgebruikers helpen te begrijpen wat er wanneer en waarom gaat komen. Ook zijn zij verantwoordelijk voor het managen van de juiste verwachtingen bij de eindgebruiker.

Je kunt niet te veel communiceren tijdens een uitrol. Als medewerkers niet weten hoe zij je UC-tool moeten gebruiken, loop je de kans dat de totale implementatie voor niets is geweest. De juiste trainingsbron is net zo belangrijk voor het succes als het kiezen van de juiste technische middelen. De training experts moeten mensen begeleiden en helpen te begrijpen hoe alle functies van Skype for Business werken. Ook moet de training helpen om gebruikers eenvoudige dingen bij te brengen. Een voorbeeld hierbij is hoe je het best kunt deelnemen aan een conference call als je op een langzamer Wi-Fi-netwerk zit. Ask Roger! biedt ook Wi-Fi-metingen aan op locatie om te kijken of je huidige netwerk VoIP-geschikt is. Vraag je training experts om een continu ontwikkelend opleidingsprogramma te creëren in plaats van een ‘one size fits all’ training. De ene implementatie is de andere niet; je moet flexibel kunnen schakelen.

Adoptie verwijst naar het helpen van mensen met de overgang van de bekende manier van werken, zoals het gebruik van vaste telefoon voor spraakoproepen, naar hoe ze zouden moeten werken met je UC-oplossing in de toekomst. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het gebruik van softphones op laptops met headsets. Je moet niet onderschatten hoe ingrijpend deze verandering is voor je gebruiker, mensen hebben van nature nu eenmaal de neiging om tegen verandering te zijn. Door veel te communiceren en begeleiden kun je hier mee omgaan. Laat vooral zien wat de gebruiker aan je oplossing heeft. In grotere organisaties heb je vaak gespecialiseerde middelen tot je beschikking voor adoptie. In andere organisaties valt de ondersteuning van de wijziging naar Skype for Business onder de communicatie en trainingsmiddelen. De projectleider begeleidt hierbij. Voor een succesvolle adoptiestrategie is het nodig om eindgebruikers te leren begrijpen waarom, hoe, en wat er voor hen in zit.

Projectmanager

Met het oog op de coördinatie en het beheer van je team zijn projectmanagement en projectleiding even belangrijk. Deze rollen zijn gescheiden, want het gebeurt regelmatig dat een projectmanager zich alleen op ‘Gantt’ en ‘PERT’ diagrammen fixeert en daardoor de algemene doelstellingen van het project mist. Je projectmanager is nodig omdat projectplanning en het bijhouden van taken belangrijk zijn voor een succesvolle implementatie. Je hebt ook een projectleider nodig die helpt vast te stellen wat de succescriteria voor het project zijn en de teamleden tijdens het gehele project hieraan herinnert. De projectleider moet ook faciliteren in uitvoerende ondersteuning, bemiddelen en keuzes maken tussen meerdere technische en niet-technische implementatieopties.

Onze ervaring met UC-projecten in het onderwijs laat zien dat de lessen die we hebben geleerd met eerdere Skype for Business projecten belangrijk zijn voor de projectleider. De kans op succes voor je Skype for Business project gaat omhoog als je projectleider al eerder heeft ervaren welke beproevingen een implementatie van een Skype for Business oplossing met zich meebrengt.

Adoptie bepaalt succes

Voor het succes van je project is adoptie de belangrijkste factor. Je kunt een geweldig sterrenteam hebben ingezet, fantastische UC producten hebben geïmplementeerd, maar als vervolgens de klant de oplossing niet gebruikt omdat het niet past in de organisatie, kun je niet spreken van een succesvol project.

Succes met Skype for Business projecten vereist doorzettingsvermogen en de ambitie om adoptie en klantbeleving zo goed mogelijk te krijgen. Verder is het belangrijk om een veelzijdig team te hebben zodat je alle problemen die je tijdens het project tegenkomt op kunt lossen. Daarnaast heb je een goede leider en teammanager nodig om ervoor te zorgen dat het project effectief en efficiënt wordt aangepakt. Veel organisaties falen hierin omdat ze noodzakelijke maatregelen en activiteiten overslaan of niet in de juiste volgorde uitvoeren. Wij van Ask Roger! gaan voor een allesomvattende aanpak en pakken onze projecten aan met focus op klantbeleving en adoptie. Is de klant blij, dan zijn wij blij.

Meer weten over onze aanpak bij Unified Communications projecten in het onderwijs? Bekijk onze praktijk case bij Het Oosterlicht College of neem contact met ons op!

Ask Roger!

Partner: Ask Roger!

Branche:CommunicatiesystemenWebsite:http://www.askroger.nl/Profiel:

Ask Roger! is kennisspeler en totaalleverancier op het gebied van informatie- en communicatietechnologie. Het onderwijs vraagt om nieuwe manieren van lesgeven en verdere digitalisering. Hoe kun je techniek inzetten om je als school te onderscheiden en je service aan leerlingen, docenten en ouders te verbeteren? Ask Roger! biedt ondersteuning met concrete diensten en producten, specifiek voor het onderwijs.
Lees verder...

Mail deze partner  Mail deze partner
 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de T&O nieuwsbrief!

Inschrijven